Se você é proprietário particular de uma casa, administra o aluguel de várias ou até mesmo em uma imobiliária que administra uma infinidade de propriedades, um dos problemas recorrentes é a quantidade de papéis que se acumulam. De escrituras a contratos de aluguel antigos. Das contas de serviços ao IBI. Depois de um tempo, as pastas que usamos para gerenciar ativos imobiliários começam a crescer exponencialmente.

Soma-se a isso outro problema, que é a busca por documentação importante, que geralmente leva mais tempo do que o necessário, ou vamos imaginar que eles realizem uma inspeção fiscal solicitando contas de vários anos atrás, já que deduzimos essas despesas na declaração de imposto de renda. O gerenciamento incorreto de documentos de um imóvel para alugar é uma dor de cabeça no presente e pode se tornar um grande problema no futuro.

É por isso que recomendamos o uso de sistemas inteligentes de gerenciamento de documentos, como o fornecido pelo Rentger Rental Management Software. O Rentger ajuda você com isso, quer você tenha um imóvel para alugar ou se tiver vários, obviamente, quanto mais propriedades você gerenciar, melhor.

O Rentger permite que você armazene todos os documentos importantes on-line de maneira conveniente e segura. Você pode encontrá-los e baixá-los a qualquer momento, de qualquer lugar, com apenas um clique de distância. Encontrar um documento importante instantaneamente é algo que a tecnologia nos permite hoje.

Desde escrituras, contratos, faturas, DNIs e dados de inquilinos, todos são armazenados com segurança e facilmente acessíveis. O Rentger armazena documentos de seus antigos inquilinos e seus arquivos indefinidamente em um arquivo digital onde você pode acessar e exportar seus dados a qualquer momento.

O sistema proposto pela Rentger não só permite que você salve documentos, mas também compartilhe os que quiser com seus inquilinos, para que você não precise enviar constantemente por e-mail a documentação necessária pelos inquilinos.

• 5 maneiras de economizar papel ao alugar seu apartamento

1. Assine o contrato on-line Faça o contrato em formato digital e, usando ferramentas como a da Rentger, envie o contrato aos seus inquilinos para que eles possam assinar o contrato por e-mail assinando-o no celular. É uma opção que evita o desperdício de papel e é 100% legal.
2. Gerencie a documentação das solicitações de aluguel na nuvem Quando selecionamos inquilinos, geralmente solicitamos uma garantia, o contrato de trabalho e várias documentações. E se pudéssemos gerenciar toda essa documentação on-line? Veja como isso pode ser feito.
3. Salve todas as faturas em um serviço de gerenciamento de documentos na nuvem. Sempre que cobramos uma despesa e recebemos a fatura correspondente, é necessário salvar as faturas correspondentes para enviá-las ao nosso gerente e se passarmos por uma inspeção no futuro.
4. Mantenha a documentação dos suprimentos contratados em formato eletrônico. Saber quais suprimentos contratamos, quais são as cláusulas dos diferentes contratos, é uma documentação que geralmente é perdida e difícil de localizar. Poder ter um repositório na nuvem com toda essa documentação facilita a pesquisa.
5. Faça um inventário da propriedade na nuvem É altamente recomendável fazer um inventário, se possível fotográfico e em vídeo, antes de iniciar o aluguel. É por isso que adoramos o recurso do Rentger de poder fazer um inventário na nuvem simplesmente arrastando fotos e vídeos. Isso evita problemas futuros na hora de finalizar o contrato.
6. Gerenciamento de comunicação Se quisermos nos comunicar de forma certificada, uma opção é usar o burofax. A outra é usar um sistema de comunicações certificadas entre as partes e validade legal. E-mail ou WhatsApp não são comunicações certificadas, por isso recomendamos o uso de sistemas como esse ou similares.

Menos burocracia significa mais eficiência.

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