Che tu sia il proprietario privato di una casa, se gestisci l'affitto di più o anche in un'agenzia immobiliare che gestisce una moltitudine di proprietà, uno dei problemi ricorrenti è la quantità di documenti che si accumulano. Dagli atti ai vecchi contratti di affitto. Dalle bollette di servizio all'IBI. Dopo un po', le cartelle che utilizziamo per gestire gli asset immobiliari iniziano a crescere in modo esponenziale.

A ciò si aggiunge un altro problema, ovvero la ricerca di documentazione importante, che di solito richiede più tempo del necessario, oppure immaginiamo che effettuino un'ispezione fiscale chiedendoci le fatture di diversi anni fa, poiché deduciamo tali spese nella dichiarazione dei redditi. Una gestione documentale errata di un immobile in affitto è un problema nel presente e può diventare un grave problema in futuro.

Ecco perché consigliamo l'uso di sistemi intelligenti di gestione dei documenti come quello fornito dal Rentger Rental Management Software. Rentger ti aiuta in questo, sia che tu abbia una proprietà in affitto o se ne hai più, ovviamente più proprietà gestisci meglio è.

Rentger ti consente di archiviare tutti i documenti importanti online in modo comodo e sicuro. Puoi trovarli e scaricarli in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, a portata di clic. La ricerca istantanea di un documento importante è qualcosa che la tecnologia ci consente oggi.

Atti, contratti, fatture, DNI e dati degli inquilini, sono tutti archiviati in modo sicuro e facilmente accessibili. Rentger archivia i documenti dei tuoi ex inquilini e i loro file a tempo indeterminato in un file digitale a cui puoi accedere ed esportare i tuoi dati in qualsiasi momento.

Il sistema proposto da Rentger non solo ti consente di salvare i documenti, ma anche di poter condividere quelli che desideri con i tuoi inquilini, in modo da non dover inviare costantemente via e-mail la documentazione richiesta dagli inquilini.

• 5 modi per risparmiare carta quando si affitta un appartamento

1. Firma il contratto online Crea il contratto in formato digitale e, utilizzando strumenti come Rentger, invia il contratto ai tuoi inquilini in modo che possano firmare il contratto dalla loro e-mail firmandolo sul loro telefono cellulare. È un'opzione che evita di dover sprecare carta ed è legale al 100%.
2. Gestisci la documentazione delle richieste di affitto nel cloud Quando selezioniamo gli inquilini, spesso chiediamo loro una garanzia, il contratto di lavoro e documentazione varia. E se potessimo gestire tutta questa documentazione online? Ecco come si può fare.
3. Salva tutte le fatture in un servizio di gestione dei documenti nel cloud. Ogni volta che addebitiamo una spesa e disponiamo della fattura corrispondente, è necessario poter salvare le fatture corrispondenti sia per inviarle al nostro responsabile sia se dovessimo sottoporci a un'ispezione in futuro.
4. Conservare la documentazione delle forniture appaltate in formato elettronico. Sapere quali forniture abbiamo appaltato, quali sono le clausole dei diversi contratti è una documentazione che spesso va persa e che è difficile da reperire. Poter disporre di un archivio cloud con tutta questa documentazione ci facilita la ricerca.
5. Fai un inventario della proprietà nel cloud Si consiglia vivamente di effettuare un inventario, se possibile fotografico e video, prima di iniziare il noleggio. Ecco perché amiamo la funzionalità di Rentger di poter fare un inventario nel cloud semplicemente trascinando foto e video. Questo evita problemi futuri quando si tratta di finalizzare il contratto.
6. Gestione delle comunicazioni Se vogliamo comunicare in modo certificato, un'opzione è usare burofax. L'altro consiste nell'utilizzare un sistema di comunicazioni certificate tra le parti e con validità legale. Le email o WhatsApp non sono comunicazioni certificate, quindi consigliamo l'uso di sistemi come questo o simili.

Meno documenti significa maggiore efficienza.

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